¿Dónde empiezo a mejorar mi #logistica? Parte 3: Fondos monetarios
Actualizado: 29 nov 2019
En la mayoría de los casos, las empresas tienen el flujo de efectivo y la solidez financiera suficiente como para comprar productos en el extranjero. Una gran proporción de éstas también tiene presupuestada una cantidad definida y robusta para cubrir los costos logísticos de traer sus embarques del lugar de origen. Sin embargo, muy frecuentemente se presentan situaciones donde no se cuenta con los fondos monetarios suficientes para enfrentar gastos inesperados o para hacerlo en tiempo y forma para evitar retrasos en sus operaciones.
Sobre los fondos monetarios:
Destino de los fondos: hay que tener bien claro a quién deben hacerse los pagos y transferencias necesarias para realizar operaciones. En muchos casos en las operaciones intervienen terceros que hacen pagos subsecuentes a otras empresas y puede no ser evidente si el gasto quedó cubierto o no
Momento de las transferencias de fondos: sobre todo en operaciones marítimas y aéreas, es de vital importancia tener bien controlado cuándo deben cubrirse los gastos incurridos. En muchas ocasiones, las transferencias de fondos activan ciertos procesos como la revalidación de cartas porte, la colocación de contenedores para verificaciones, la emisión de permisos y autorizaciones y la programación de citas para la recolección y traslado de embarques
Tipos de fondos y gastos: algunos montos monetarios para la ejecución de operaciones sólo afectan el flujo de efectivo de la empresa ya que se pueden deducir a fin de mes. Otros son gastos operativos irrecuperables – aunque deducibles a fin de año. Algunos son de magnitudes significativas proporcionalmente hablando, pero otros son muy pequeños. Entender la naturaleza de estos fondos y gastos permite tomar decisiones acertadas y oportunas
Comprobación de gastos: de vital importancia es contar con los respaldos fiscales que comprueben los gastos incurridos en una operación, no sólo para las deducciones fiscales correspondientes sino para la declaración del valor de las mercancías ante la aduana
Fondos de emergencia: los gastos inesperados típicamente se originan o manifiestan en el punto de entrada al país, ya sea el puerto, aeropuerto o aduana terrestre. Una buena práctica es tener una cantidad de entre el 15 y 20% del presupuesto logístico de flujo de efectivo disponible para afrontar cualquier eventualidad
¿Qué otra cosa incluirían en esta lista?